„Archiwum zakładowe - komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum.”

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwa zakładowe powoływane są jedynie w tych jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają materiały archiwalne (akta kat. A). Z mocy tej ustawy jednostki takie są objęte nadzorem archiwalnym właściwych terenowo archiwów państwowych.
W jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych dokumentację niearchiwalną przechowują składnice akt. Zasady prowadzenia składnic akt różnią się jednak od zasad stosowanych w przypadku archiwów zakładowych. Archiwa zakładowe w jednostkach i instytucjach centralnych powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych natomiast w innych jednostkach powoływane są przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych.

Archiwum zakładowe ma na celu gromadzenie całości dokumentacji w instytucji (po upływie określonego w instrukcji kancelaryjnej czasu jej przechowywania we właściwej komórce organizacyjnej), bez względu na to, do jakiej kategorii archiwalnej została zakwalifikowana.
Archiwum zakładowe spełnia dwie funkcję: odciąża poszczególne komórki organizacyjne od dokumentacji, która jest już zbędna do bieżącego urzędowania, ale której okres obligatoryjnego przechowywania jeszcze nie upłynął oraz zabezpiecza i przechowuje, a w razie potrzeby porządkuje, materiały archiwalne, które po 25 lub więcej latach mają trafić do archiwum państwowego.

W podmiotach, które przechowują dokumenty elektroniczne ewidencjonowane, system teleinformatyczny o którym mowa w § 6 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi spełnia dla tych dokumentów funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt.

 
   
 

Do sprawnego funkcjonowania każdego archiwum zakładowego niezbędne są określone działania kierownictwa zakładu pracy, do których należy:

  1. wprowadzenie i stosowanie w praktyce uzgodnionej z państwową służbą archiwalną instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego),
  2. zorganizowanie właściwego lokalu dla archiwum zakładowego oraz jego odpowiedniego wyposażenia,
  3. zatrudnienie/zlecenie stałego i posiadającego stosowne wykształcenie bądź przeszkolenie pracownika, lub outsourcing!
  4. systematyczne szkolenie personelu biurowego w zakresie właściwego tworzenia akt oraz ich odpowiedniego przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu.

Do zadań personelu archiwum – lub firmy outsourcingowej należy:

  1. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
  2. przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych,
  3. przechowywanie, zabezpieczenie oraz ewidencjonowanie posiadanych i przejmowanych akt,
  4. porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych,
  5. udostępnienie akt co celów służbowych i innych,
  6. prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), której okres przechowywania już upłynął,
  7. dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznym oraz prowadzenie, w razie konieczności, niezbędnych prac konserwatorskich,
  8. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
  9. utrzymanie stałych kontaktów z archiwum państwowym nadzorującym archiwum zakładowego.
 
     
     
 



REVOLTECH Adrian Zuterek

ul. Łużycka 60b/1, 59-900 Zgorzelec
NIP 615-192-93-69, REGON 021626915
tel. +48 531 630 899,
email: biuro@revoltech.pl